THƯ KÝ VĂN PHÒNG - LÀM VIỆC TẠI HÀ NỘI

Mô tả công việc Thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng có trách nhiệm hỗ trợ công việc hành chính trực tiếp cho các phòng ban có liên quan trong công việc hàng ngày, bao gồm nhưng không giới hạn việc lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, thu xếp lịch trình công tác, hậu cần và phối hợp với các bộ phận khác của VCBF hoàn thành công việc được giao.

Công việc và trách nhiệm:

A.        Sắp xếp lịch làm việc/ tổ chức các cuộc họp

•          Sắp xếp các cuộc họp trong và ngoài văn phòng

•          Quản lý lịch và lịch trình các cuộc họp

B.         Sắp xếp lịch trình công tác

•          Lập kế hoạch toàn bộ hành trình chuyến đi (cả trong và ngoài Việt Nam)

•          Hỗ trợ và theo dõi các vấn đề hậu cần như vé máy bay, visa, khách sạn, phương tiện đi lại

•          Lập báo cáo chi phí cho các chuyến đi và làm thủ tục tất toán với bộ phận kế toán

•          Hỗ trợ các vấn đề hậu cần khác

•          Có thể đi công tác theo yêu cầu

C.        Quản lý văn phòng

Nhiệm vụ quản lý văn phòng bao gồm nhưng không giới hạn các việc sau:

•          Đảm bảo các thiết bị sử dụng trong văn phòng hoạt động tốt; thu xếp với các nhà cung cấp dịch vụ để thực hiện bảo trì máy móc, đặt mua văn phòng phẩm, mực in, các nhu yếu phẩm khác; thực hiện việc sao lưu dữ liệu của server hàng ngày, và thực hiện việc gửi tape dữ liệu hàng tuần.

•          Sắp xếp việc đi lại, ăn ở cho các chuyến công tác của cán bộ nhân viên và khách ( vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển)

•          Sắp xếp, cung cấp đầy đủ vật dụng cần thiết cho nhân viên mới như: máy tính, văn phòng phẩm, chỗ làm việc, card, vv…

•          Quản lý tiền tạm ứng và tất toán cho bộ phận Kế Toán hàng tháng

•          Sắp xếp và điều phối các cuộc họp, hội thảo quan trọng trong và ngoài văn phòng

•          Thực hiện bảng chấm công nhân viên, ghi chép số ngày nghỉ phép, nghỉ lễ ... và báo cáo lên bộ phận Kế toán hàng tháng

•          Quản lý sổ theo dõi hành trình của lái xe

D.        Những yêu cầu công việc khác

•          Dịch tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại

•          Soạn thảo biên bản ghi nhớ, thư từ, e-mail, tài liệu và các phúc đáp khác theo phân công

•          Hiểu biết đầy đủ mục tiêu, yêu cầu, nhân sự, quy trình và các thủ tục của công ty; là đầu mối liên hệ chính cho các yêu cầu về hành chính quản trị của công ty. Phối hợp với các phòng ban khác để nhận các báo cáo cần thiết (như báo cáo phân tích, danh mục đầu tư, bán hàng, quảng cáo tiếp thị ...)

•          Thực hiện các nhiệm vụ  với tính toàn diện, chuyên nghiệp và bảo mật cao

•          Thực hiện các công việc khác khi được phân công

Yêu cầu:

  • Tốt nghiệp đại học
  • Nữ tuổi dưới 25
  • Trình độ tiếng Anh nghe, nói, đọc, viết lưu loát
  • Có kinh nghiệm làm việc
  • Thành thạo tin học văn phòng
  • Ngoại hình khá
  • Lương thỏa thuận
  • Nơi làm việc: Văn phòng VCBF tại Hà Nội

Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV đến email: thuhong@vcbf.com theo tiêu đề: [Ứng tuyển vị trí Thư ký văn phòng] – [Tên ứng viên].

back to top